Os processos logísticos abrangem uma série de atividades estratégicas e essenciais para que a empresa alcance seus objetivos. Quando não são gerenciados corretamente ou monitorados adequadamente, esses processos podem acarretar grandes prejuízos ao negócio.
Uma etapa fundamental na gestão logística é a utilização de indicadores para mensurar os resultados. Vamos examinar os principais KPIs que podem ser empregados nessa área. Leia e conheça mais sobre esse tema, descubra o que são os KPIs de logística e como calcular esses indicadores. Assim, você poderá aprimorar a administração do setor logístico e obter resultados que impulsionam o aumento dos lucros!
1. O que são KPIs de logística?
Os KPIs de logística são indicadores-chave utilizados para medir o desempenho dos processos logísticos. São valores que mostram como os processos estão alcançando os principais objetivos, sejam eles comerciais, de produtividade, de satisfação do cliente, entre outros.
Em outras palavras, os KPIs de logística avaliam o desempenho de um processo específico ou de todo o departamento.
Esses indicadores devem ser quantificáveis, ou seja, é fundamental que haja um valor numérico que represente o desempenho do que está sendo analisado.
Os indicadores de desempenho aplicados na logística são utilizados, mais especificamente, para acompanhar atividades relacionadas ao fluxo de trabalho, trocas, dimensionamento de estoque, descartes e outros processos.
2. Para que servem?
Empresas e equipes utilizam os KPIs de logística em diferentes níveis para analisar o sucesso na consecução de metas. O acompanhamento dos processos é feito de forma objetiva, utilizando valores fáceis de serem analisados.
O mais recomendável é que os indicadores-chave sejam fornecidos em tempo real por meio de painéis automatizados. Eles indicam o nível de qualidade que cada processo deve atingir e medem seu desempenho.
Dessa maneira, o gestor saberá se está ou não alcançando suas metas, e se será necessário realizar algum ajuste para que o processo alcance os objetivos propostos.
3. Qual é a importância?
Essa avaliação auxilia na tomada de decisões, na identificação de erros e na consequente melhoria de processos. Por meio do monitoramento proporcionado pelos KPIs de logística, é possível:
– Otimizar a qualidade dos processos, reduzindo os erros;
– Reduzir custos, melhorando os resultados no setor;
– Otimizar o desempenho e, como consequência, a produtividade;
– Proporcionar uma visualização em tempo real dos negócios, com a possibilidade de prevenir-se contra eventuais problemas de maneira rápida e eficaz.
O monitoramento por meio dos KPIs de logística permite que o gestor analise constantemente as atividades em comparação com um referencial estático.
Dessa forma, as flutuações ficam visíveis de forma imediata. Caso o desempenho aponte para uma direção equivocada, é possível reagir com prontidão e agilidade.
Todas as vezes em que um indicador-chave revela que o desempenho está no nível esperado e necessário, ou além dele, os profissionais devem buscar atingir um padrão mais elevado.
Nesse sentido, os KPIs tornam-se altamente necessários para uma análise quantitativa e qualitativa mais precisa. Se alinhados aos objetivos da empresa, os indicadores eliminam suposições, aumentando a atenção dada às soluções de melhoria.
Resumindo, podemos destacar a importância dos indicadores-chave de desempenho na distribuição logística de suprimentos da seguinte forma:
– Medição do desempenho do departamento;
– Controle de desempenho e produtividade dos profissionais envolvidos;
– Gestão de custos eficaz.
4. Quais são os principais KPIs de logística?
A empresa deve seguir alguns objetivos como redução de custos, melhoria de tempo e produtividade (aumento da produção com consumo de menos recursos) e assegurar a qualidade de todos os processos.
4.1 KPIs de logística para gestão de armazenagem
Podemos, a partir disso, estabelecer quatro grupos de KPIs de logística destinados à gestão de armazém:
4.1.1 Indicadores financeiros
Esses indicadores servem para o controle de custos operacionais referentes à instalação e à gestão de armazéns. Como exemplos, podemos citar a avaliação do inventário, o espaço utilizado ou a rotatividade de estoques.
4.1.2 KPIs de produtividade
São indicadores que analisam a eficiência dos processos, medindo a produção efetiva em comparação com os recursos utilizados para essa operação.
Como exemplo, podemos mencionar a produtividade de entrada nos estoques em relação aos custos da mão de obra ou a produtividade dos equipamentos utilizados no deslocamento de itens conforme a quantidade de unidades de cargas manuseadas.
4.1.3 Indicadores relacionados ao tempo
Todo gestor compreende que tempo é dinheiro. No que diz respeito ao armazém, esse ditado atinge o máximo de relevância. Como exemplos de KPIs de logística associados ao tempo, podemos citar: o período de reação no recebimento do produto e o percentual de cumprimento de prazos.
4.1.4 Indicadores vinculados à qualidade
Esses KPIs gerenciam o nível de serviço oferecido ao cliente. Por exemplo, o percentual de pedidos entregues dentro do prazo, de pedidos com erros e de estoque com danos.
4.2 KPIs de logística para a distribuição
Os KPIs de logística também são valiosos para controlar e alcançar objetivos na área de distribuição dos processos logísticos de suprimentos. Vejamos alguns dos principais.
4.2.1 Custo de transporte conforme o percentual de vendas
Para monitorar esse indicador, é necessário dividir os custos com frete de entrega pelas receitas provenientes das vendas em um período predefinido.
O percentual varia de acordo com as mercadorias vendidas. De qualquer forma, é um KPI recomendado para analisar o desempenho financeiro da área.
4.2.2 SLA e TMA de entrega
O SLA (Acordo de Nível de Serviço) refere-se aos contratos realizados entre fornecedores e clientes, envolvendo formas de rastreamento, prazos de entrega e outros.
Já o TMA (Tempo Médio de Atendimento) é um indicador que permite acompanhar as rotas de perto, os tipos de entrega e outros fatores que afetam o prazo acordado com os clientes.
4.2.3 Tempo em trânsito
O tempo em trânsito é mensurado como a quantidade de dias e/ou horas a partir do momento em que os produtos saem da empresa até a entrega ao consumidor.
Geralmente, é realizada uma comparação do período em trânsito acordado com o cliente para a mesma mercadoria, o mesmo modal de transporte e o mesmo destino.
4.2.4 OTIF
O OTIF é um KPI utilizado para monitorar a qualidade das entregas. OTIF significa On Time In Full, e sua finalidade é deixar os clientes mais satisfeitos, garantindo que as entregas sejam feitas no horário, na data e no local corretos, respeitando o que foi comprado pelo cliente.
É fundamental que a integridade e a pontualidade do que foi adquirido pelo consumidor correspondam a um nível de excelência.
4.2.5 Insatisfação dos clientes como custo de transporte
Ao falarmos da área de distribuição de suprimentos, é necessário também avaliar a insatisfação do público consumidor. Uma maneira de fazer isso é dividir os custos de reclamações com danos e perdas pelos custos com transporte. Geralmente, essa avaliação é realizada para cada fornecedor e para a empresa como um todo.
Números elevados geralmente indicam problemas que podem estar relacionados ao empacotamento, à embalagem e ao transporte. Por isso, mais importante do que calcular é identificar a raiz desses problemas.
4.2.6 Aproveitamento da capacidade do caminhão
Outro indicador relevante entre os KPIs de logística para distribuição é o aproveitamento da capacidade do caminhão, geralmente usado para cargas grandes.
Para calcular, é necessário dividir o peso pelo máximo suportado pelo veículo. Se o uso médio for de 80%, podemos afirmar que há um potencial ocioso de 20%.
Assim, será possível trabalhar para alcançar o máximo de sua capacidade, o que se traduz em otimização logística e maiores lucros.
4.2.7 Tempo que o caminhão passa na estrada
Esse KPI também é chamado de “tempo de giro do veículo”. É calculado medindo o prazo médio consumido entre a chegada do veículo e sua saída.
Quanto menor o valor do KPI, maior o período que o caminhão fica na estrada. Nessa situação, é relevante atuar para otimizar o processo de manipulação dos lotes e a produtividade dos trabalhadores que atuam na carga e descarga.
4.2.8 Tempo que o caminhão passa na carga e na descarga
Esse índice ajuda a acompanhar o prazo médio que o veículo passa na carga e na descarga. É um KPI que contribui para o planejamento, acelerando os processos e otimizando a produtividade. Dessa forma, obtém-se mais eficiência e o resultado se reflete em entregas mais rápidas.
5. Quais são suas características?
Podemos definir algumas características relevantes que pertencem aos indicadores-chave de desempenho em geral, incluindo os KPIs de logística:
5.1 KPIs devem refletir direcionadores de valor estratégico
Os indicadores-chave de desempenho refletem e medem direcionadores de valor, os quais se referem a atividades que, se realizadas corretamente, garantem o sucesso futuro da empresa.
Os direcionadores de valor orientam o negócio na direção certa, impulsionando-o para alcançar seus objetivos organizacionais e financeiros. Como exemplos de direcionadores, podemos citar:
– Alta satisfação do cliente;
– Excelência na qualidade de um produto.
5.2 KPIs devem ser definidos por executivos
Executivos estabelecem os direcionadores em reuniões de planejamento, onde definem qual será o direcionamento estratégico da organização, a curto, médio e longo prazo.
Para aproveitar ao máximo os direcionadores, os executivos devem esclarecer como desejam medir o desempenho da empresa por meio dessas ferramentas.
5.3 KPIs são baseados em padrões empresariais
É apropriado criar padrões de medição para que os indicadores-chave fluam ao longo da empresa. Embora isso não seja fácil, é possível.
5.4 KPIs são baseados em dados válidos
Antes de optar pelo uso de um indicador-chave de desempenho, é necessário entender se há informação e qual é a sua precisão. Geralmente, a resposta não é favorável.
Em algumas situações, a empresa decide investir em sistemas que coletam as informações. Em outros casos, a empresa prefere revisar o KPI.
5.5 KPIs devem ser facilmente compreendidos
Uma dificuldade em relação ao uso de KPIs é que há muitos disponíveis. Dessa forma, eles não mantêm o mesmo poder de atração sobre os funcionários e alteram seu comportamento.
Segundo The Data Warehousing Information (TDWI), a empresa deveria dispor, em média, de sete indicadores por usuário. Um valor além desse dificulta para os colaboradores a tomada de decisão exigida para cada um.
Vale ressaltar que os indicadores devem ser de fácil compreensão. Os funcionários devem saber calculá-los e devem saber o que fazer e o que não fazer para atingir os objetivos desejados.
Nesse sentido, reuniões de acompanhamento e treinamentos são importantes para um entendimento completo. Medidas de desempenho sem reuniões acabam não sendo úteis.
5.6 KPIs são sempre relevantes
Para garantir a eficiência e a eficácia dos KPIs, é necessário realizar uma auditoria para avaliar sua relevância e seu uso. Se um dos indicadores não estiver em uso, ele deve ser eliminado ou reescrito.
Muitos indicadores têm um ciclo de vida. Depois de criados, eles impulsionam a força de trabalho, gerando ótimos resultados.
Com o tempo, eles perdem o valor e, consequentemente, precisam ser redesenhados. Algumas empresas revisam os indicadores a cada quatro ou seis meses para verificar sua eficácia.
5.7 KPIs fornecem contexto
Os KPIs são representados em números que traduzem o desempenho. Mas eles colocam esse desempenho dentro de um contexto, analisando a performance com base em algumas expectativas.
O contexto é criado considerando metas, limites, benchmarks e outros critérios. Os indicadores devem orientar a direção do desempenho, como: abaixo, acima, estático.
6. Como implementá-los?
Não é sempre uma tarefa simples definir quais são os KPIs de logística adequados para o seu negócio. Geralmente, as pessoas os confundem com as métricas usadas nos negócios.
Apesar de serem semelhantes, os KPIs devem ser definidos com base nos objetivos comerciais mais significativos ou mais críticos. Vamos apresentar algumas questões que devem ser esclarecidas para definir os KPIs de logística:
– Qual é o resultado almejado?
– Por que esse resultado é relevante?
– Como o progresso será mensurado?
– Como é possível influenciar o resultado?
– Quem é responsável pelo resultado do negócio?
– Como será possível ter certeza de que os resultados foram alcançados?
– Com que frequência o progresso será revisado em direção aos resultados?
Enfim, os especialistas costumam dar algumas orientações para que os gestores não errem na hora de implementar os KPIs de logística:
– tenha certeza de alinhar todos os indicadores com os principais objetivos dos processos logísticos da empresa;
– tenha certeza de que cada indicador tenha um “proprietário”, que pode ser apenas uma pessoa ou uma equipe de colaboradores;
– projete cada indicador como se fosse uma métrica líder, com potencial para subsidiar a previsão de conflitos no desempenho;
– os KPIs devem ser acionáveis para oferecer dados objetivos que os usuários consigam interpretar e usar;
– cada indicador deve ser fácil para que os usuários compreendam;
– cada um dos KPIs de logística deve equilibrar e/ou reforçar os demais;
– um KPI não pode comprometer ou contradizer outro KPI;
– todo indicador-chave de desempenho deve apresentar um objetivo ou um limite apontando para um valor mínimo de performance aceitável;
– considerando que todo KPI oferece eficácia e estabilidade, ele deve ser consolidado por compensação ou incentivo;
– é conveniente que cada KPI escolhido seja passível de atualização, já que, ao longo do tempo, eles vão perder relevância.
7. Como calculá-los?
Dedicaremos esta última parte do post para explicar como calcular alguns dos principais KPIs de logística. Durante a rotina de gestão, é recomendado compartilhar o indicador com todos os integrantes da equipe. Dessa forma, eles acompanharão os dados em evolução e ainda poderão avaliar onde podem otimizar suas ações.
Existem diferentes critérios que requerem o foco dos profissionais de gestão. A partir dos KPIs de logística, eles têm condições de realizar uma gestão precisa dos pedidos e das entregas.
Vamos analisar como o cálculo é realizado. Voltaremos a falar de alguns que já citamos e exploraremos outros que ainda não mencionamos:
7.1 OTD (On Time Delivery)
O OTD é um KPI que expressa o percentual de pedidos entregues dentro do prazo, ou seja, sem atrasos. Vale lembrar que esse indicador indica apenas se o pedido ocorreu no prazo combinado com o cliente, não analisa se as especificações da entrega estavam corretas.
Para calcular o OTD, é necessário considerar o total de entregas realizadas pontualmente e dividir esse valor pela quantidade total de entregas feitas no período em análise. No final, multiplica-se o resultado por 100 para obter o percentual.
Considere, por exemplo, que a empresa A fez 70 entregas em um dia e 50 delas foram entregues no prazo. Basta aplicar a fórmula:
OTD = (total de entregas feitas no prazo / total de entregas) x 100;
OTD = (50 / 70) x 100;
OTD = 71,43% (valor aproximado), ou seja, mais de 70% das entregas foram realizadas pontualmente.
7.2 OTS (On Time Shipping)
O On Time Shipping difere do On Time Delivery porque considera os pedidos que foram enviados na data acordada. No entanto, isso não significa que foram entregues na data acordada.
Enfim, o OTS foca na data de envio e não na data de entrega. Vamos ver como calcular o OTS. Se das 70 entregas, 60 foram enviadas na data acordada, temos:
OTS = (total de pedidos enviados no prazo / total de pedidos enviados) x 100;
OTS = (60 / 70) x 100;
OTS = 85,71% (valor aproximado), ou seja, quase 86% dos pedidos foram enviados conforme acordado.
7.3 OCT (Order Cycle Time)
O OCT corresponde ao ciclo de vida de uma venda. Ele considera desde o momento em que o pedido é confirmado até a data em que ele chega às mãos do cliente. Esse indicador é muito utilizado por lojas virtuais. O OCT permite calcular a média de tempo que o cliente espera até receber o produto.
O cálculo divide o tempo de entrega pela quantidade de entregas. É necessário somar o período de entrega de todos os pedidos. Considere, por exemplo, que a empresa B realizou, em um mês, 5 vendas: a primeira levou 4 dias; a segunda levou 6 dias; a terceira levou 4 dias; a quarta levou 2 dias e a última levou 3 dias. Calculando:
OCT = (4 + 6 + 4 + 2 + 3) / 5;
OCT = 19 / 5;
OCT = 3,8 dias (valor aproximado), ou seja, em média, a empresa B leva cerca de 3,8 dias para entregar um pedido.
7.4 Taxa de Retorno de Produtos
A taxa de retorno de produtos indica o percentual de produtos devolvidos em relação ao total de produtos vendidos. Esse indicador é importante para avaliar a satisfação do cliente e identificar problemas nos produtos ou nos processos de venda.
Para calcular a taxa de retorno de produtos, divida o número de produtos devolvidos pelo número total de produtos vendidos e multiplique por 100 para obter a porcentagem. Por exemplo, se em um mês foram vendidos 500 produtos e 25 foram devolvidos:
Taxa de Retorno = (25 / 500) x 100;
Taxa de Retorno = 0,05 x 100;
Taxa de Retorno = 5% (valor aproximado), ou seja, 5% dos produtos vendidos foram devolvidos pelos clientes.
7.5 Taxa de Utilização de Espaço de Armazenamento
A taxa de utilização de espaço de armazenamento indica a proporção do espaço de armazenamento que está sendo efetivamente utilizado em relação ao espaço total disponível. Esse indicador é importante para garantir uma utilização eficiente do espaço e evitar custos desnecessários com armazenamento.
Para calcular a taxa de utilização de espaço de armazenamento, divida o espaço utilizado pelo espaço total disponível e multiplique por 100 para obter a porcentagem. Por exemplo, se uma empresa utiliza 800 m² de um armazém com um espaço total disponível de 1000 m²:
Taxa de Utilização = (800 / 1000) x 100;
Taxa de Utilização = 0,8 x 100;
Taxa de Utilização = 80%, ou seja, 80% do espaço de armazenamento está sendo utilizado.
Esses são apenas alguns exemplos de KPIs de logística e como calculá-los. Existem muitos outros indicadores que podem ser úteis para monitorar e melhorar o desempenho logístico de uma empresa. O importante é escolher os indicadores que estão alinhados com os objetivos estratégicos da empresa e acompanhar regularmente seu desempenho para identificar oportunidades de melhoria.
